Evenementen Coördinatie Lelystad vreest voor haar voortbestaan

Lelystad - Evenementen Coördinatie Lelystad (ECL) vreest voor haar voortbestaan. De gemeente heeft de samenwerkingsovereenkomst met de organisatie opgezegd. Als er niet voor 1 november een nieuwe overeenkomst is, betekent dit dat er geen aanvragen meer voor grote evenementen kunnen worden gedaan.

Voorportaal evenementen

ECL is het voorportaal voor mensen, bedrijven en instellingen die een evenement organiseren in Lelystad. Via ECL doen zij een aanvraag voor vergunningen, waarbij ECL de intake van evenementenaanvragen en het aanleveren van de daarbij benodigde bescheiden bij de gemeente op zich neemt. Met name voor kleinere evenementen is ECL daarbij een steun in de rug.

Voor het uitvoeren van die taken ontvangt ECL geld uit verschillende bronnen. In maart van dit jaar bleek echter dat deze financiering in strijd is met aanbestedings- en subsidieregels. Dat betekent dat de samenwerking tussen de gemeente en ECL niet in de huidige vorm kan doorgaan.

Andere manier

De afspraken tussen de gemeente en ECL zijn vastgelegd in een zogenaamde ‘service level agreement’ (SLA). Daarin staat ook dat ECL betaald krijgt voor het organiseren van bijvoorbeeld Koningsdag, 4 en 5 mei en de intocht van Sinterklaas, maar dat mag helemaal niet volgens de aanbestedingsregels. Verder int ECL zelf bijvoorbeeld de kermisgelden en ook dat blijkt onrechtmatig te zijn.

De gemeente is daarom op zoek naar een nieuwe manier om dit te regelen. Dat kan een andere vorm van samenwerking zijn met ECL, waarbij andere afspraken worden gemaakt, maar het kan ook zijn dat de gemeente zelf de taken die ECL nu uitvoert op zich gaat nemen.

De tijd dringt

De tijd dringt echter, zo meldt ECL. De organisatie weet nu nog steeds niet waar zij aan toe is, terwijl voor grote evenementen de doorlooptijd van een vergunningaanvraag acht weken is. Dat betekent dat er wel voor 1 november een oplossing moet zijn.

Het wrange is dat de gemeente zelf ook erkent dat men erg tevreden is over de samenwerking met ECL. De organisatie krijgt zelf ook altijd veel complimenten over haar werkwijze. ‘Ons doel is om zoveel als mogelijk evenementen te kunnen laten organiseren in Lelystad. Hiervoor vervullen wij een unieke rol in Nederland, namelijk organisatoren begeleiden, ondersteunen en faciliteren in het veelal lastige vergunningentraject. Wij nemen eventuele belemmeringen weg, zorgen voor overzicht en heldere voorlichting en dat biedt vele voordelen. Ook zijn wij van mening dat wij ontzettend veel werk uit handen nemen bij de medewerkers van de afdeling vergunningen en haar externe adviseurs,’ schrijft de ECL in een brief.

Jaar de tijd

ECL hoopt dat de gemeente snel met een oplossing komt en met haar in gesprek gaat. Zelf denkt zij in 2022 nog volgens de huidige afspraken te kunnen werken met de gemeente, zodat die een jaar de tijd heeft onvolkomenheden in de huidige samenwerkingsovereenkomst te repareren.